Was ist Vendor-Konsolidierung und wie geht man sie an?
Die meisten Organisationen zahlen für mehr als 150 Software-Abonnements. Vendor-Konsolidierung – die bewusste Reduzierung der Anzahl von Anbietern – ist der effektivste Weg, Kosten zu sparen und den Überblick zurückzugewinnen.
- 1. November 2024
- 5 Min.
Vendor-Konsolidierung ist die Strategie, bei der Organisationen bewusst die Anzahl ihrer Softwareanbieter verringern. Anstatt für jede Funktion ein eigenes Tool zu verwenden, entscheidet man sich für eine begrenzte Anzahl bevorzugter Anbieter, die mehrere Bedürfnisse abdecken.
Warum Vendor-Konsolidierung?
Die durchschnittliche mittelständische Organisation zahlt für mehr als 150 verschiedene SaaS-Tools. Jedes mit eigenem Vertrag, Abrechnungszyklus, Administrator und Verlängerungsdatum. Die Kosten sind zersplittert, der Überblick fehlt und die Verhandlungspositionen sind schwach.
Vendor-Konsolidierung löst vier Probleme gleichzeitig:
- Kosten: Weniger Anbieter bedeuten größere Volumen pro Anbieter und damit mehr Verhandlungsspielraum für niedrigere Preise und bessere Konditionen
- Verwaltung: Weniger Verträge, weniger Rechnungen, weniger Verlängerungsdaten, die zu überwachen sind
- Sicherheit: Weniger Integrationen zwischen Tools bedeuten eine kleinere Angriffsfläche
- Compliance: Eine kleinere Anbieterliste ist einfacher zu auditieren und zu dokumentieren für NIS2 und DSGVO
Wie setzt man Vendor-Konsolidierung um?
Schritt 1: Kategorisiere dein Software-Landschaft. Gruppiere alle Tools nach Funktion: Kommunikation, Projektmanagement, Sicherheit, Speicher, HR usw. Welche Kategorien weisen die größte Überschneidung auf?
Schritt 2: Analysiere Nutzung und Zufriedenheit. Welche Tools werden tatsächlich verwendet? Welche sind bei den Endanwendern beliebt? Auf eine Software zu konsolidieren, die niemand schätzt, ist kontraproduktiv – dann entsteht Shadow IT.
Schritt 3: Wähle bevorzugte Anbieter aus. Wähle pro Kategorie ein oder zwei bevorzugte Anbieter. Verhandle aktiv über Bündelpreise, wenn du mehrere Produkte desselben Anbieters beziehst.
Schritt 4: Phasiere die Einführung. Konsolidiere nicht alles auf einmal. Beginne mit den Kategorien mit der größten Überschneidung und dem geringsten Widerstand. Baue Schwung für die schwierigeren Übergänge auf.
Vendor-Konsolidierung und Lock-in
Das größte Risiko bei der Konsolidierung ist Vendor-Lock-in: eine zu starke Abhängigkeit von einem Anbieter macht dich verwundbar bei Preiserhöhungen, Firmenübernahmen oder Serviceverschlechterungen. Sorge stets für eine Exit-Strategie: halte vertraglich fest, wie der Datenexport funktioniert, wie die Übergangsphase aussieht und welche Kosten bei vorzeitiger Beendigung anfallen.
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Was ist Vendor-Konsolidierung?
Vendor-Konsolidierung ist die bewusste Reduzierung der Anzahl an Softwareanbietern. Statt zehn Tools für ähnliche Funktionen nutzt man ein oder zwei bevorzugte Anbieter. Das bringt Skaleneffekte, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Verhandlungspositionen.
Wie viele Anbieter sind optimal?
Das hängt von der Organisation ab. Im Allgemeinen gilt: Je weniger Anbieter für die gleiche Funktion, desto besser. Beginne mit den Kategorien, die die größte Überschneidung aufweisen – Kommunikation, Projektmanagement und Sicherheit sind klassische Kandidaten.
Was sind die Risiken der Vendor-Konsolidierung?
Das größte Risiko ist Vendor-Lock-in: zu hohe Abhängigkeit von einem Anbieter. Sorge immer für eine Exit-Strategie und halte vertraglich fest, wie Datenexport und Übergangsunterstützung geregelt sind.
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